Tanto a transcrição como a legendagem são atividades que partem de um único produto: o som. No entanto, elas são diferentes. Transcrever significa registrar em escrito e no mesmo idioma aquilo que está gravado em áudio, enquanto que legendar significa registar em escrito e em outro idioma o que é dito.

A transcrição pode ser feita de duas formas: literal ou revisada. Na literal, os erros, incoerências, pausas, são mantidos, enquanto que na forma revisada a linguagem é adequada à norma culta. A legenda, por sua vez, pode ser feita em diversos idiomas e em diferentes formatos de vídeos. Ela também é produzida de acordo com o áudio e com a minutagem (tempo de imagem) e pode ser acoplada ao vídeo ou gravada diretamente na imagem. 

Pode-se transcrever e legendar, por exemplo, palestras, entrevistas, reuniões, aulas, filmes, séries, gravações para fins jurídicos. No caso da legendagem, ela deve passar pelo processo de localização, ou seja, deve ser adequada ao público alvo, e o time da GPXLator é autoridade nesse quesito.